CÓ BẮT BUỘC SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN?

23/04/2024 450

✨Thực hiện theo xu hướng chung của cả nước trong việc thực hiện Chiến lược quốc gia phát triển thanh toán không dùng tiền mặt đến năm 2025 (Quyết định số 714/QĐ-TTg) và tập trung thực hiện các giải pháp chống thất thu thuế (Nghị quyết số 01/NQ-CP ngày 04/01/2023), thị trường tỉnh Khánh Hòa đang đẩy mạnh triển khai hoạt động xuất hóa đơn bán hàng từ máy tính tiền (POS). Việc áp dụng những giải pháp này đặc biệt quan trọng đối với các ngành nghề kinh doanh có rủi ro cao về thuế như xăng dầu, vàng bạc trang sức, nhà hàng, bán lẻ thuốc hoặc dược phẩm và sắp tới có thể mở rộng sang các lĩnh vực tiềm ẩn nguy cơ thất thu thuế cao khác.
Là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán, tư vấn tài chính, kế toán và thuế cho doanh nghiệp được Bộ Tài chính cấp phép, Công ty Tư Vấn Quản Lý Doanh Nghiệp (viết tắt là EMC) nhận thấy nhiều doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh còn gặp nhiều băn khoăn về việc triển khai hóa đơn điện tử và máy tính tiền. Chúng tôi viết bài này để cung cấp cho quý độc giả một số thông tin quan trọng liên quan đến vấn đề này, đồng thời đề xuất một số giải pháp tham khảo để doanh nghiệp chủ động thích ứng.
❗ Điều quan trọng cần lưu ý là việc triển khai hóa đơn điện tử và máy tính tiền là xu hướng tất yếu và sẽ bắt buộc áp dụng trong tương lai gần. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu và thực hiện để tránh bỏ lỡ thời điểm áp dụng, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

1. Có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hay không?
Hiện nay, chưa có văn bản pháp luật nào quy định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Tuy nhiên theo khoản 2 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, một số doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Cụ thể, hộ/cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo các mô hình kinh doanh dưới đây sẽ thuộc đối tượng được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

  • Trung tâm thương mại;
  • Siêu thị;
  • Bán lẻ hàng tiêu dùng;
  • Ăn uống;
  • Nhà hàng;
  • Khách sạn;
  • Bán lẻ thuốc/dược phẩm;
  • Dịch vụ vui chơi, giải trí;
  • Các dịch vụ khác.
  • Như vậy, đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ, bán lẻ và F&B (nhà hàng, quán ăn, karaoke, bida, quán cafe, trà chanh, sinh tố…) sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

👉 Nếu nhà hàng, quán cafe của bạn chưa có máy tính tiền hay phần mềm quản lý bán hàng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử thì cần lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng kết nối với phần mềm HĐ ĐT đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022.
2. Lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền
✦ Lợi ích của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế
-  Tối giản thủ tục kê khai, nộp thuế giúp cơ quan thuế quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị dễ dàng hơn.
-  Minh bạch các hoạt động nộp thuế, hạn chế các trường hợp kê khai không tự giác, trung thực từ hộ kinh doanh
✦ Lợi ích của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với người nộp thuế, các đơn vị kinh doanh
-  Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực khi mua hoá đơn chứng từ hợp pháp, xử lý sai sót trực tiếp cho những giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền của đơn vị khi cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo tiêu chuẩn của cơ quan thuế… 
-  Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế;
-  Đơn vị kinh doanh sử hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp giao dịch với khách hàng minh bạch, thuận tiện hơn, tăng tỷ lệ quay lại sử dụng dịch vụ.
Như vậy, Việc sử dụng hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền sẽ mang lại lợi ích kép cho cả cơ quan thuế và người nộp thuế như là nhà hàng, quán ăn…
3. Một số quy định khi xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền.
2.1. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
-  Đơn vị có đầy đủ phương tiện điện tử như chữ ký số, đã đăng ký và được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử để thực hiện giao dịch với cơ quan thuế;
-  Đơn vị được trang bị hạ tầng công nghệ thông tin như máy tính, thiết bị điện tử có kết nối internet, email;
-  Đơn vị sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử, có dẫn truyền dữ liệu hoá đơn điện tử tới Cơ quan thuế; 
 Nếu doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì cần thay đổi phần mềm HĐ ĐT đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022.
2.2. Nguyên tắc áp dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, những nguyên tắc sau được áp dụng với hoá đơn điện tử:
-    Thứ nhất, đơn vị cần đảm bảo nhận biết hoá đơn in từ máy tính tiền truyền dẫn dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
-    Thứ hai, đơn vị kinh doanh không bắt buộc sử dụng chữ ký số
-    Thứ ba, Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn);
2.3. Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Tương tự như hoá đơn điện tử, hoá đơn từ máy tính tiền cần có đầy đủ nội dung sau:

  • Thông tin người bán bao gồm Tên, địa chỉ, mã số thuế;
  • Thông tin người mua bao gồm Mã định danh cá nhân, mã số thuế,… (nếu có yêu cầu từ người mua)
  • Thông tin hàng hóa xuất bán, dịch vụ;
  • Tên sản phẩm, dịch vụ
  • Đơn giá
  • Số lượng
  • Giá thanh toán
  •  Thời điểm lập hóa đơn
  • Mã của cơ quan thuế

👉 Lưu ý: 
✦ Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ:
- Nội dung hóa đơn: Ghi đầy đủ thông tin giá bán chưa thuế GTGT; thuế suất GTGT; tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán có GTGT;
✦ Đối với mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền:
- Khi đơn vị đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ cấp mã cho đơn vị;
- Mã được cấp tự động và theo dải ký tự;
- Đơn vị sẽ có mã riêng không trùng lặp
2.4. Thời điểm xuất hóa đơn từ máy tính tiền
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được quy định tại điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.”

Như vậy có thể thấy thời điểm xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là thời điểm bên bán hoàn thành nhiệm vụ cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền.
2.5. Trách nhiệm người người xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định cụ thể về trách nhiệm của người bán hàng hay người xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền:
-  Đảm bảo đã đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế được khởi tạo từ máy tính tiền kết chuyển dữ liệu đến cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế áp dụng theo quy định tại điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
-  Đảm bảo lập HĐĐT có mã của cơ quan Thuế khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điều 11, nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78.
-  Đảm bảo áp dụng dải ký tự có mã được cấp bởi Cơ quan thuế khi lập Hoá đơn điện tử có mã của CQT khởi tạo từ máy tính tiền kết chuyển dữ liệu với CQT, liên tục và duy nhất;
-  Đảm bảo chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền đến cổng Thông tin điện tử của Cơ quan thuế ngay trong ngày xuất hóa đơn. 
-    Việc chuyển dữ liệu sẽ được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử. Các đơn vị cung cấp dịch vụ nhận truyền dữ liệu phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định, được Tổng Cục Thuế thẩm định và công nhận.

DỊCH VỤ KẾ TOÁN

Giúp doanh nghiệp ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ, sổ sách kế toán; nộp các loại báo cáo thuế, quyết toán thuế; lập báo báo tài chính; giải trình với Cơ Quan Thuế, tư vấn các vấn đề pháp luật có liên quan và chịu trách nhiệm trước pháp luật.


3. Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền
Để có thể xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền người nộp thuế cần đăng ký sử dụng theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
📝 Trường hợp 1: Người nộp thuế lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thuộc đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền cần đăng ký qua đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử
📝 Trường hợp 2: Người nộp thuế đã thực hiện đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử thành công và muốn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử tại:
-   Tổ chức cung cấp dịch vụ.
-   Trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
💻 Việc sử dụng HĐĐT POS là xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ số. Doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu và triển khai HĐĐT khởi tạo từ POS để nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp. Trên đây là toàn bộ nội dung giải đáp có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hay không. Mọi thắc mắc bạn đọc vui lòng liên hệ đến EMC để được tư vấn nhanh nhất và chính xác nhất.

EMC - NGƯỜI TRỢ LÝ ĐẮC LỰC CHO DOANH NGHIỆP